Warning: file_put_contents(../counter_html/e2d4bc7144459d95cbf191811767ed2b.txt): failed to open stream: Disk quota exceeded in /home/user/visitlakeland.ru/counter_html.php on line 15
Этапы обработки внутренних документов

Бухгалтерские проводки по учету финансовых результатов

Бухгалтерские проводки по начислению больничных

Все ярлыки стали одинаковыми с расширением

Эмитент ценной бумаги осуществляет

Бухгалтерская отчетность курсовая скачать

Лимит электроэнергии на человека

Метод фифо в налоговом учете

Геи пассивы мальчики

Посмотреть остаток на счете сбербанк

Методология бухгалтерской отчетности

Элементы договора лизинга

Значение слова унификация

Бу авто в лизинг

Увеличение ликвидности предприятия

Имперфект пассив

Сдача бухгалтерской отчетности за 2014 год

Соборное уложение 1649 свод феодального права

Знамение приход

Лизинг вагонов

Упаковочный ярлык

Учетная политика строительной организации пример

Резервы по сомнительным долгам актив или пассив

Расчет технико экономической эффективности унификации

Резервы фонда заработной платы

Книги бухгалтерский учет в украине

Договор лизинга для лизингополучателя

Система сбалансированности показателей

Номенклатура определяемых показателей

Инвестирование страховых резервов

Саксонский мемориал поиск по пленным

Как открыть папки ярлыки

Как обойти лимит 50 записей в вк

Возврат займа бухгалтерские проводки

Что влияет на снижение чистой прибыли

Пропал ярлык опера с рабочего стола

Обработка таких документов происходит по следующим этапам  На этапах исполнения и завершения работы с внутренними документами порядок работы с ними будет таким же, как с входящими документами

Себестоимость импортного товара

Как формируется стоимость импортного товара в бухгалтерском и налоговом учете?  со счета 41 в дебет счета 90 «Продажи» субсчет 2 «Себестоимость продаж».

Подробнее ...

Особенности этапов обработки внутренних документов


Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на увольнение: –внутренний документ составляется работником отдела кадров или в структурном подразделении

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ
МУРМАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ
ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА
ЗАОЧНАЯ ФОРМА ОБУЧЕНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ГОСУДАРСТВЕННОЕ И МУНИЦИПАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
на тему: «Понятие, сущность и правила документооборота. Работа с исходящими документами. Правила подсчёта исходящих документов»
Выполнила
Студентка Мироненко Ирина Юрьевна
Группа 9-1231/1-1
Курс 1
Проверила
Преподаватель Г.В.Азорина
Мурманск 2011г.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Организация документооборота
1.1. Понятие документооборота
.3. Учет объема документооборота. Правила подсчета документов
.2. Организации работы с документами
Глава 2. Организация работы с исходящими документами
2.1 Понятие и виды исходящих документов
2.2. Обработка исходящих документов
2.3 Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ 19»
Заключение
Библиографический список
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер.
Информация играет особую роль в процессе развития цивилизации. Владение информационными ресурсами и рациональное их использование создают условия оптимального управления обществом. Темпы прогресса сегодняшнего, а тем более завтрашнего дня в значительной мере зависят от состояния дел в области информационно-вычислительного обслуживания важнейших сфер деятельности - науки, техники, производства и управления. Особенно актуальна проблема использования экономической информации в сфере управления материальным производством, где рост информационного потока находится в зависимости от промышленного потенциала страны.
Тема настоящей работы - «Понятие, сущность и правила документооборота. Работа с исходящими документами. Правила подсчёта исходящих документов». Выбор темы продиктован ее актуальностью, профессиональной практической значимостью, возможностью применения знаний, полученных в ходе обучения в Академии. Актуальность темы обусловлена значением, которое придается целесообразно организованному документообороту, для эффективного управления организацией (учреждением, предприятием), вне зависимости от организационно-правовой формы. Правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий. В связи с этим многократно возросший объем информации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию

Целью настоящей работы являются рассмотрение организации процесса документооборота; исследование и описание правильной организации работы с исходящими документами.
Задачи: - рассмотреть сущность документооборота, его этапы и правила - рассмотреть технологию работы с исходящими документами
В ходе выполнения работы автором был проведен анализ нормативно-правовой, учебной и научной литературы, систематизированы и обобщены полученные результаты.
Глава 1. Организация документооборота
.1 Понятие документооборота
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.1
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.). Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:
1. Централизация операций по приему и отправке документов.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы. Этапы обработки отправляемых документов.

Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).
. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).
. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.
4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.
5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.
. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.
. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.
. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
. Выделение в массиве поступающих документов, так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы - это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения. Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
периодичность (стадии документооборота);
направленность движения3.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток - это поток документов
Основные характеристики документопотока:
· содержание;
· структура;
· цикличность;
· направление;
· объем.
Каждый документ имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.
1.2 Учет объема документооборота. Правила подсчета документов
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.
Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.
Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.
Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.
Каж


Обработка внутренних документов. Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки


Этапы обработки внутренних документов. Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности.Заканчивается первоначальная обработка документов их сортировкой и направлением документа  Как правило, движение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуется в соответствии с порядком движения

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.  На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от


Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком.Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания  и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов.

Сортировка. После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки  Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком


Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление, согласование, утверждение, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (приемРассмотрим этапы его обработки. 1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

Обработка первичных документов на этом этапе подразумевает сортировку бумаг по видам хозяйственных операций, дате, объектам учета и так далее.


Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.  Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операцийЭтапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности: . Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения)

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы  Содержание работ и нормы времени на обработку внутренних документов предприятия.


Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2): первичную обработку; предварительное рассмотрение  их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов.В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы  потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих  Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, кᴏᴛᴏᴩые определяются видовой принадлежностью документов


В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в  Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации.На этом этапе обработки первичных документов бухгалтер сортирует документы по датам, видам хозяйственных операций, объектам учета и т.д., сводит за определенный период данные, которые есть в этих документах.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами  обработка отправляемых документов. порядок работы с внутренними документами.


Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.  Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы1.Виды документопотоков, этапы обработки документов. Документы находятся в постоянном движении, что отражает их  Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.  Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах


Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.  Поступившие документы проходят следующие этапы: • первичную обработкуНа этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами  Основные этапы обработки исходящих документов